1. La Biblioteca de la Universidad Pablo de Olavide tramita y gestiona de forma centralizada las adquisiciones y suscripciones de todos los fondos bibliográficos y documentales de la Universidad, independientemente del soporte y del concepto presupuestario empleado para su adquisición. (Artículo 167.2 de los Estatutos de la Universidad).

2. Presupuesto de la Biblioteca: los criterios de distribución del presupuesto ordinario de la Biblioteca de la Universidad Pablo de Olavide los establece el Consejo de Gobierno a propuesta de la Comisión Técnica de Biblioteca, compuesta por representantes de los diferentes estamentos de la comunidad universitaria. Esta Comisión se encarga también de controlar la ejecución del presupuesto, para lo cual la Biblioteca facilitará periódicamente los informes económicos correspondientes.

La Biblioteca destinará a la adquisión de fondos bibliográficos para la investigación la misma cantidad que la asignada a los Departamentos en los presupuestos anuales de la UPO.

3. Otros presupuestos: la Biblioteca gestiona las adquisiciones con cargo a los presupuestos de otros centros de gasto (Grupos de Investigación, Proyectos de Investigación, Ayudas, etc.), siguiendo las indicaciones de los responsables de los mismos. Con cargo a estos presupuestos, no se tramitarán solicitudes de suscripciones, para poder garantizar la continuidad de las mismas.

4. Cada centro de gasto debe comunicar a la Biblioteca qué persona es la responsable de la tramitación de las solicitudes a la Biblioteca. No se tramitirá ninguna solicitud de compra que sea cursada sin la autorización del responsable.

5. Los usuarios de la Biblioteca pueden sugerir la adquisición de cualquier documento, cuya compra estará supeditada siempre al interés general de la obra y a la disponibilidad presupuestaria. Se debe utilizar el formulario Libros que debería adquirir la Biblioteca, disponible en la página web del Catálogo de la Biblioteca.

6. Presentación de las solicitudes de suscripciones (publicaciones periódicas y bases de datos): para solicitar nuevas suscripciones, los docentes pueden enviar un correo electrónico al Servicio de Publicaciones Periódicas <suscripciones> con los siguientes datos mínimos: título, editor, ISSN y soporte.

La Biblioteca enviará el presupuesto de las nuevas suscripciones solicitadas a los responsables de cada área, para que éstos las aprueben o rechacen.

7. Plazo para realizar las peticiones de suscripciones (publicaciones periódicas y bases de datos):

a) Renovaciones: la Biblioteca solicita anualmente la confirmación de la renovación de las publicaciones ya suscritas. La confirmación se debe enviar en el mes de noviembre. Se renovarán automáticamente todas las suscripciones de las que no se haya recibido respuesta. En el caso de no interesar la renovación de alguna de las publicaciones suscritas, se debe comunicar expresamente.

b) Nuevas suscripciones: independientemente de la fecha en que se reciban las solicitudes de nuevas suscripciones, éstas se tramitarán a final de año, para asegurar la recepción de las publicaciones a partir de enero del año siguiente.

8. Procedimiento de adquisición de la bibliografía del curso:

Los Secretarios de cada Departamento harán llegar a la Biblioteca los programas de las asignaturas. Con ello se pretende por un lado, que la Biblioteca pueda ofertar a los alumnos ejemplares de los títulos recomendados en todas las asignaturas y, por otro, simplificar la tarea del docente al no tener que cumplimentar repetidamente los mismos datos.

Para ello, los docentes deben especificar en los programas de las asignaturas de las que sean responsables, la bibliografía necesaria, indicando qué documentos son bibliografía básica o manuales (un máximo de tres títulos) y cuáles son bibliografía complementaria o monografías.

Son manuales aquellos títulos imprescindibles para el estudio de la materia y su préstamo es más corto. La biblioteca adquiere los ejemplares necesarios, en función del número de alumnos.

En caso de que se necesite algún ejemplar como material docente (aquellos ejemplares de los manuales cuyo préstamo está restringido al personal docente de la UPO), se solicitará por correo electrónico al Servicio de Adquisiciones de la Biblioteca.

Del resto de títulos recomendados en la bibliografía del curso, normalmente se adquiere sólo un ejemplar.

9. Presentación de las solicitudes de otro tipo de documentos: para pedir otro tipo de documentos, los responsables de cada área pueden utilizar el formulario Libros que debería adquirir la Biblioteca  o enviar un correo electrónico al Servicio de Adquisiciones <adquisiciones> con los siguientes datos mínimos: autor, título, editorial, año, nº de edición (en caso necesario), ISBN, nº de ejemplares, importe y fondo al que se desea cargar la solicitud.

La Biblioteca tramitará las solicitudes recibidas, en función de la disponiblidad presupuestaria, teniendo en cuenta que, en los casos en que se desconozca el importe real de la obra, se utilizarán los precios estimados para cada fondo. El precio estimado corresponde al precio medio de los documentos adquiridos con cargo a ese fondo el año anterior.
10. Plazo para realizar las peticiones de otro tipo de documentos: las solicitudes se pueden realizar a lo largo de todo el ejercicio económico (de enero a diciembre).
   
Es conveniente distribuir los pedidos a lo largo de todo el año, ya que la acumulación de los mismos sólo conlleva la saturación del Servicio de Adquisiciones, con las consiguientes demoras en la tramitación de los pedidos y en el posterior proceso técnico de las obras.
   
Debido a que el cierre del ejercicio económico en la Universidad se efectúa en diciembre, se estima como fecha límite para la aceptación de peticiones el 1 de octubre. Sobrepasada esta fecha, la Biblioteca no puede asegurar que los pedidos se puedan tramitar de manera que los documentos y las facturas correspondientes se reciban antes del cierre del ejercicio económico.
   
Los pedidos pendientes de tramitar o servir y las cantidades que queden pendientes de facturación a la fecha del cierre del ejercicio económico se cargarán automáticamente al ejercicio económico siguiente.

11. Una vez recibidas las solicitudes, la Biblioteca cursará los pedidos al proveedor que estime conveniente, en función de la materia y el tipo de los documentos solicitados. No obstante, el peticionario puede indicar en los pedidos el proveedor del que ha obtenido la información bibliográfica.
   
Periódicamente, la Biblioteca efectuará la reclamación de los documentos pendientes de servir a los proveedores correspondientes y evaluará la actividad de éstos.

12. Información que facilita la Biblioteca: periódicamente, la Biblioteca envía a los responsables de área la información económica referente a su área: presupuesto asignado, cantidad facturada, cantidad comprometida (correspondiente a los pedidos pendientes de servir o facturar) y saldo disponible.
   
Además de estos datos económicos, la Biblioteca también envía información relativa a los pedidos pendientes de servir (referencia bibliográfica, fecha de pedido, importe estimado, reclamaciones efectuadas, informaciones de los proveedores y otras observaciones).
   
Una vez recibida esta información, los peticionarios podrán solicitar a la Biblioteca la cancelación de los pedidos pendientes de servir que ya no sean de su interés. El Servicio de Adquisiciones realizará estas cancelaciones en función de su viabilidad.

13. No se admitirán las adquisiciones que no se hayan realizado de acuerdo con las presentes normas. En este sentido, las compras directas no autorizadas que lleguen a la Biblioteca serán devueltas a la persona que las realizó o, en su caso, al proveedor que las envíe.

14. Donaciones: la Biblioteca de la Universidad Pablo de Olavide agradece las donaciones de documentos, aunque se reserva el derecho de admisión del material bibliográfico donado tanto por instituciones como por particulares, teniendo en cuenta el interés y utilidad de dichos fondos para la Biblioteca y sus usuarios.

Las donaciones de material bibliográfico se admiten sin ningún tipo de condición por parte de la persona o institución que efectúe la donación.

La Biblioteca decidirá la ubicación, uso y destino final del material donado en función de sus necesidades.

Se señalan, a continuación, algunas orientaciones y criterios que pueden servir de ayuda:

a) Antes de enviar cualquier donación, es conveniente ponerse en contacto con la Biblioteca.

b) Si el número de documentos es reducido, se puede consultar directamente el Catálogo de la Biblioteca. Los documentos de los que ya haya algún ejemplar en la Biblioteca no es conveniente donarlos, salvo que se juzgue que se trata de ejemplares valiosos.

c) En la medida de lo posible, se agradece una breve descripción del contenido de la donación (número aproximado de documentos, fecha de publicación de los mismos, estado en que se encuentran, áreas de conocimiento, etc.).

d) Se valoran especialmente los siguientes tipos de donación:

• Libros antiguos, raros y curiosos.
• Bibliotecas de profesores universitarios, de bibliófilos y, en general, bibliotecas especializadas en las áreas de conocimiento de la Universidad.
• Colecciones de revistas (no números sueltos, salvo en el caso de que sirvan para completar las colecciones ya existentes).