{"id":30885480,"date":"2025-02-26T10:49:20","date_gmt":"2025-02-26T09:49:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/?p=30885480"},"modified":"2025-03-06T09:40:45","modified_gmt":"2025-03-06T08:40:45","slug":"la-universidad-pablo-de-olavide-mejora-su-eficiencia-administrativa-con-la-automatizacion-de-seis-procesos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/comunidad\/2025\/02\/la-universidad-pablo-de-olavide-mejora-su-eficiencia-administrativa-con-la-automatizacion-de-seis-procesos\/","title":{"rendered":"La Universidad Pablo de Olavide avanza en su transformaci\u00f3n digital con la automatizaci\u00f3n de seis procesos administrativos"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-large wp-image-30885492\" src=\"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-750x500.png\" alt=\"Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditaci\u00f3n de Idiomas; Expedici\u00f3n de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicaci\u00f3n de Ingresos.\" width=\"750\" height=\"500\" srcset=\"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-750x500.png 750w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-420x280.png 420w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-768x512.png 768w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-1536x1024.png 1536w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-2048x1365.png 2048w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-165x109.png 165w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/procesos_realizados-1320x880.png 1320w\" sizes=\"auto, (max-width: 750px) 100vw, 750px\" \/>Seis de los procesos administrativos m\u00e1s recurrentes en la gesti\u00f3n del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide gracias a la puesta en marcha de un proyecto de <strong><em>Robotic Process Automation<\/em> (RPA)<\/strong>. Los procesos robotizados son: <strong>Profesorado Externo; Acreditaci\u00f3n de Idiomas; Expedici\u00f3n de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicaci\u00f3n de Ingresos<\/strong>.<\/p>\n<p>La <strong>tecnolog\u00eda RPA<\/strong> emula las acciones humanas repetitivas necesarias para completar estos procesos \u2013interactuando con sistemas digitales y software\u2013 con una mejora en la eficiencia y la fiabilidad, y libera as\u00ed al personal t\u00e9cnico y de administraci\u00f3n de esta labor reiterativa. De este modo, el PTGAS podr\u00e1 centrarse en tareas que aporten mayor calidad e innovaci\u00f3n a la gesti\u00f3n universitaria. <strong>Adem\u00e1s de la agilizaci\u00f3n de tr\u00e1mites acad\u00e9micos y administrativos, que redundan en una mejor atenci\u00f3n a la comunidad universitaria, la automatizaci\u00f3n permite una mayor integraci\u00f3n entre las plataformas digitales, una reducci\u00f3n de costes y optimizar los recursos financieros y humanos dedicados a la gesti\u00f3n universitaria<\/strong>.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-30885493 size-medium alignright\" src=\"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-420x267.jpg\" alt=\"Ilustraci\u00f3n sobre la tecnolog\u00eda RPA\" width=\"420\" height=\"267\" srcset=\"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-420x267.jpg 420w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-750x478.jpg 750w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-768x489.jpg 768w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-1536x978.jpg 1536w, https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/robotic-process-automation-diagram-1320x841.jpg 1320w\" sizes=\"auto, (max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/><\/p>\n<p>La automatizaci\u00f3n se ha realizado a trav\u00e9s del <strong>Proyecto Tractor RPA-Interuniversitario<\/strong>, que contribuye a la modernizaci\u00f3n del Sistema Educativo y que cuenta con financiaci\u00f3n de la <strong>Uni\u00f3n Europea<\/strong> (NextGenerationEU) y del <strong>Ministerio de Ciencia, Innovaci\u00f3n y Universidades<\/strong> a trav\u00e9s del Plan de Recuperaci\u00f3n, Transformaci\u00f3n y Resiliencia. En el desarrollo del proyecto basado en RPA ha participado como proveedor tecnol\u00f3gico AYESA AT, firma adjudicataria del contrato con amplia experiencia y que ha empleado la tecnolog\u00eda Uipath Orchestrator Cloud, soluci\u00f3n SaaS de Uipath basada en la nube.<\/p>\n<p>La Universidad Pablo de Olavide impulsa de este modo la eficiencia en la gesti\u00f3n administrativa y de sus recursos, gracias a la transformaci\u00f3n digital (Objetivos 3 y 4 de su Plan Estrat\u00e9gico). <strong>El proyecto de automatizaci\u00f3n de procesos ha sido coordinado por la Gerencia y el Vicerrectorado de Transformaci\u00f3n Digital de la Universidad, gracias al trabajo desarrollado por el Centro de Inform\u00e1tica y Comunicaciones y las \u00e1reas administrativas involucradas en su desarrollo<\/strong>.<\/p>\n<p>Una vez iniciada la robotizaci\u00f3n, ser\u00e1 evaluada para determinar si en el futuro es viable ampliar el cat\u00e1logo de procesos automatizados, en el objetivo de seguir progresando y modernizando los servicios administrativos.\u00a0 De la agilizaci\u00f3n en los seis procesos automatizados se beneficiar\u00e1n tanto estudiantes como profesorado y PTGAS:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Profesorado Externo<\/strong>: proceso de volcado de informaci\u00f3n del PDI externo en Universitas XXI Acad\u00e9mico (sistema de gesti\u00f3n acad\u00e9mico universitario), recuperando la informaci\u00f3n de ficheros externos y realizado el c\u00e1lculo de los cr\u00e9ditos a desarrollar mejorando la eficacia del \u00c1rea de M\u00e1ster. Igualmente gestiona informaci\u00f3n relativa a la tramitaci\u00f3n de las comisiones de servicio del profesorado externo (billetes, noches de hotel, etc.) que es facilitada posteriormente a las agencias de viajes, permitiendo una \u00e1gil tramitaci\u00f3n y el ahorro de costes gracias a las reservas tempranas. Este proceso, que <strong>produce m\u00e1s de 3.000 interacciones al a\u00f1o<\/strong>, anteriormente se realizaba manualmente durante m\u00e1s de dos meses de preparaci\u00f3n. Gracias a la automatizaci\u00f3n queda resuelto en cuatro d\u00edas.<\/li>\n<li><strong>Acreditaci\u00f3n de Idiomas<\/strong>: automatizaci\u00f3n del registro de acreditaci\u00f3n de idiomas del estudiantado, integrando la informaci\u00f3n del Servicio de Idiomas y del \u00c1rea de Gesti\u00f3n de Matr\u00edcula y Expediente Acad\u00e9mico de Grado. A la par, env\u00eda un comunicado al estudiante para informar del proceso de incorporaci\u00f3n a su expediente acad\u00e9mico. Este proceso gestiona <strong>entre 2.000 y 3.000 solicitudes anualmente<\/strong>, dada la obligatoriedad de acreditar el nivel de competencias ling\u00fc\u00edsticas que aplica sobre todo el alumnado de Grado.<\/li>\n<li><strong>Hojas de Servicios<\/strong>: nuevo proceso automatizado que incluye la expedici\u00f3n y firma electr\u00f3nica de la Hoja de Servicios de un miembro del PTGAS de la Universidad. Han participado en su dise\u00f1o las \u00e1reas de Recursos Humanos PTGAS, Retribuciones y Seguridad Social;\u00a0 de Recursos Humanos PDI y Programaci\u00f3n Docente; y de Investigaci\u00f3n (Gesti\u00f3n de Recursos Humanos I+D+I). De esta medida se beneficiar\u00e1n todos los trabajadores de la Universidad, ya que se trata de un <strong>proceso con alta demanda en diferentes momentos de la carrera profesional<\/strong>, donde es necesario acreditar los servicios y la experiencia realizadas en la Universidad.<\/li>\n<li><strong>Diligencias de Actas<\/strong>: interact\u00faa con las aplicaciones de Firma de Actas y Universitas XXI Acad\u00e9mico (sistema de gesti\u00f3n acad\u00e9mico universitario), en la gesti\u00f3n de firmas de actas de diligencias de modificaci\u00f3n. Este proceso beneficia a todo el profesorado, a estudiantes y al \u00c1rea de Gesti\u00f3n de Matr\u00edcula y Expediente Acad\u00e9mico de Grado en la resoluci\u00f3n (tramitaci\u00f3n diaria) de entre <strong>1.000 y 1.500 modificaciones de actas que se producen por curso acad\u00e9mico<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Justificaciones al Auditor<\/strong>: soporte al \u00c1rea de Investigaci\u00f3n (Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica) en la labor de Justificaci\u00f3n de Proyectos de Investigaci\u00f3n al Auditor. Revisa informaci\u00f3n en Universitas XXI Econ\u00f3mico (sistema de gesti\u00f3n econ\u00f3mico), Universitas XXI Recursos Humanos (sistema de gesti\u00f3n de RRHH) y los directorios de documentaci\u00f3n habilitados. Puntea individualmente la informaci\u00f3n de todos los gastos realizados facilitando la labor de detecci\u00f3n de posibles incidencias.<strong> Se auditan anualmente una media de cien proyectos de investigaci\u00f3n<\/strong>. Una persona tardar\u00eda una media de cuatro d\u00edas en recopilar toda la documentaci\u00f3n necesaria de un solo proyecto, tarea que el proceso robotizado realiza en tan solo un d\u00eda.<\/li>\n<li><strong>Comunicaci\u00f3n de Ingresos<\/strong>: notifica los ingresos, adelantos y cobros que se producen sobre las diferentes org\u00e1nicas-econ\u00f3micas de la UPO. Supone beneficios inmediatos para todo el PDI, el \u00c1rea de Gesti\u00f3n Presupuestaria y Tesorer\u00eda y el \u00c1rea de Investigaci\u00f3n (Gesti\u00f3n Econ\u00f3mica) en los <strong>miles de notificaciones que se vienen produciendo sobre estos asuntos econ\u00f3micos<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Seis de los procesos administrativos m\u00e1s recurrentes en la gesti\u00f3n del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide gracias a la puesta en marcha de un proyecto de Robotic Process Automation (RPA). Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditaci\u00f3n de Idiomas; Expedici\u00f3n de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicaci\u00f3n de Ingresos.<\/p>\n","protected":false},"author":6,"featured_media":30885493,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"footnotes":""},"categories":[5842],"tags":[7321,2134,8051,5297,7596,550,5688,8425],"class_list":["post-30885480","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-comunidad","tag-centro-de-informatica-y-comunicacion","tag-digitalizacion","tag-eficiencia","tag-gerencia","tag-gestion-universitaria","tag-plan-estrategico","tag-transformacion-digital","tag-vicerrectorado-de-transformacion-digital"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/30885480","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/users\/6"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=30885480"}],"version-history":[{"count":13,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/30885480\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":30885499,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/30885480\/revisions\/30885499"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/media\/30885493"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=30885480"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=30885480"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.upo.es\/diario\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=30885480"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}