Comunidad UPO

La Universidad Pablo de Olavide avanza en su transformación digital con la automatización de seis procesos administrativos

Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.Seis de los procesos administrativos más recurrentes en la gestión del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide gracias a la puesta en marcha de un proyecto de Robotic Process Automation (RPA). Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.

La tecnología RPA emula las acciones humanas repetitivas necesarias para completar estos procesos –interactuando con sistemas digitales y software– con una mejora en la eficiencia y la fiabilidad, y libera así al personal técnico y de administración de esta labor reiterativa. De este modo, el PTGAS podrá centrarse en tareas que aporten mayor calidad e innovación a la gestión universitaria. Además de la agilización de trámites académicos y administrativos, que redundan en una mejor atención a la comunidad universitaria, la automatización permite una mayor integración entre las plataformas digitales, una reducción de costes y optimizar los recursos financieros y humanos dedicados a la gestión universitaria.

Ilustración sobre la tecnología RPA

La automatización se ha realizado a través del Proyecto Tractor RPA-Interuniversitario, que contribuye a la modernización del Sistema Educativo y que cuenta con financiación de la Unión Europea (NextGenerationEU) y del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En el desarrollo del proyecto basado en RPA ha participado como proveedor tecnológico AYESA AT, firma adjudicataria del contrato con amplia experiencia y que ha empleado la tecnología Uipath Orchestrator Cloud, solución SaaS de Uipath basada en la nube.

La Universidad Pablo de Olavide impulsa de este modo la eficiencia en la gestión administrativa y de sus recursos, gracias a la transformación digital (Objetivos 3 y 4 de su Plan Estratégico). El proyecto de automatización de procesos ha sido coordinado por la Gerencia y el Vicerrectorado de Transformación Digital de la Universidad, gracias al trabajo desarrollado por el Centro de Informática y Comunicaciones y las áreas administrativas involucradas en su desarrollo.

Una vez iniciada la robotización, será evaluada para determinar si en el futuro es viable ampliar el catálogo de procesos automatizados, en el objetivo de seguir progresando y modernizando los servicios administrativos.  De la agilización en los seis procesos automatizados se beneficiarán tanto estudiantes como profesorado y PTGAS:

  • Profesorado Externo: proceso de volcado de información del PDI externo en Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), recuperando la información de ficheros externos y realizado el cálculo de los créditos a desarrollar mejorando la eficacia del Área de Máster. Igualmente gestiona información relativa a la tramitación de las comisiones de servicio del profesorado externo (billetes, noches de hotel, etc.) que es facilitada posteriormente a las agencias de viajes, permitiendo una ágil tramitación y el ahorro de costes gracias a las reservas tempranas. Este proceso, que produce más de 3.000 interacciones al año, anteriormente se realizaba manualmente durante más de dos meses de preparación. Gracias a la automatización queda resuelto en cuatro días.
  • Acreditación de Idiomas: automatización del registro de acreditación de idiomas del estudiantado, integrando la información del Servicio de Idiomas y del Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado. A la par, envía un comunicado al estudiante para informar del proceso de incorporación a su expediente académico. Este proceso gestiona entre 2.000 y 3.000 solicitudes anualmente, dada la obligatoriedad de acreditar el nivel de competencias lingüísticas que aplica sobre todo el alumnado de Grado.
  • Hojas de Servicios: nuevo proceso automatizado que incluye la expedición y firma electrónica de la Hoja de Servicios de un miembro del PTGAS de la Universidad. Han participado en su diseño las áreas de Recursos Humanos PTGAS, Retribuciones y Seguridad Social;  de Recursos Humanos PDI y Programación Docente; y de Investigación (Gestión de Recursos Humanos I+D+I). De esta medida se beneficiarán todos los trabajadores de la Universidad, ya que se trata de un proceso con alta demanda en diferentes momentos de la carrera profesional, donde es necesario acreditar los servicios y la experiencia realizadas en la Universidad.
  • Diligencias de Actas: interactúa con las aplicaciones de Firma de Actas y Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), en la gestión de firmas de actas de diligencias de modificación. Este proceso beneficia a todo el profesorado, a estudiantes y al Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado en la resolución (tramitación diaria) de entre 1.000 y 1.500 modificaciones de actas que se producen por curso académico.
  • Justificaciones al Auditor: soporte al Área de Investigación (Gestión Económica) en la labor de Justificación de Proyectos de Investigación al Auditor. Revisa información en Universitas XXI Económico (sistema de gestión económico), Universitas XXI Recursos Humanos (sistema de gestión de RRHH) y los directorios de documentación habilitados. Puntea individualmente la información de todos los gastos realizados facilitando la labor de detección de posibles incidencias. Se auditan anualmente una media de cien proyectos de investigación. Una persona tardaría una media de cuatro días en recopilar toda la documentación necesaria de un solo proyecto, tarea que el proceso robotizado realiza en tan solo un día.
  • Comunicación de Ingresos: notifica los ingresos, adelantos y cobros que se producen sobre las diferentes orgánicas-económicas de la UPO. Supone beneficios inmediatos para todo el PDI, el Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería y el Área de Investigación (Gestión Económica) en los miles de notificaciones que se vienen produciendo sobre estos asuntos económicos.

29 abril – 10 h

Taller 'AUTOCUIDADO: creencias limitantes'

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Horas de estudio, dudas superadas, apoyo familiar, esfuerzo constante... y hoy, el reconocimiento 🏅El alcalde de Sevilla, José Luis Sanz, junto a los rectores de la Universidad Pablo de Olavide y la @unisevilla, @pacooliva.upo y Miguel Ángel Castro, ha entregado los premios de los mejores expedientes universitarios correspondientes a los cursos 2021/22 y 2022/23. En el acto, celebrado esta mañana en la Real Fábrica de Artillería, se ha reconocido la excelencia académica conseguida por 78 estudiantes de ambas instituciones.👩‍🎓👨‍🎓 16 estudiantes de la UPO han sido premiados por su excelencia académica, representando lo mejor de nuestras facultades y centros. Son el ejemplo de que estudiar con compromiso, curiosidad y pasión merece la pena.PREMIOS A LOS MEJORES EXPEDIENTES UNIVERSITARIOSUniversidad Pablo de Olavide. Curso 2021/22Facultad de Ciencias Empresariales:Dª. Ana Cruz González CalzadillaFacultad de Ciencias del Deporte:Dª. Teresa Armengol MorenoFacultad de Ciencias Experimentales:D. Francisco Guerra GarcíaFacultad de Derecho:Dª. Laia Porcar AhicartFacultad de Ciencias Sociales:Dª. Elena Rodríguez CañeroFacultad de Humanidades:Dª. Ana Manzano BarreroEscuela Politécnica Superior:D. Adrián Gil GamboaCentro Universitario San Isidoro:Dª. Sandra Prado AlcaidePREMIOS A LOS MEJORES EXPEDIENTES UNIVERSITARIOSUniversidad Pablo de Olavide. Curso 2022/23Facultad de Ciencias Empresariales:Dª. Amparo Graciani HerreroFacultad de Ciencias del Deporte:D. Andrés López BaceiredoFacultad de Ciencias Experimentales:Dª. María Luisa Pérez MateosFacultad de Derecho:Dª. Alba Lancharro CastellanosFacultad de Ciencias Sociales:Dª. María del Carmen Rivero AguilarFacultad de Humanidades:Dª. María Jiménez VeraEscuela Politécnica Superior:Dª. Alejandra Acosta AlexCentro Universitario San Isidoro:D. Antonio Chacón Gómez💙 Enhorabuena a todos y a todas. ¡Sois futuro, sois inspiración, sois #ComunidadUPO!#Premios #ExcelenciaUniversitaria #TalentoUPO #estudiantes #LaOlavideEresTú
Horas de estudio, dudas superadas, apoyo familiar, esfuerzo constante... y hoy, el reconocimiento 🏅El alcalde de Sevilla, José Luis Sanz, junto a los rectores de la Universidad Pablo de Olavide y la @unisevilla, @pacooliva.upo y Miguel Ángel Castro, ha entregado los premios de los mejores expedientes universitarios correspondientes a los cursos 2021/22 y 2022/23. En el acto, celebrado esta mañana en la Real Fábrica de Artillería, se ha reconocido la excelencia académica conseguida por 78 estudiantes de ambas instituciones.👩‍🎓👨‍🎓 16 estudiantes de la UPO han sido premiados por su excelencia académica, representando lo mejor de nuestras facultades y centros. Son el ejemplo de que estudiar con compromiso, curiosidad y pasión merece la pena.PREMIOS A LOS MEJORES EXPEDIENTES UNIVERSITARIOSUniversidad Pablo de Olavide. Curso 2021/22Facultad de Ciencias Empresariales:Dª. Ana Cruz González CalzadillaFacultad de Ciencias del Deporte:Dª. Teresa Armengol MorenoFacultad de Ciencias Experimentales:D. Francisco Guerra GarcíaFacultad de Derecho:Dª. Laia Porcar AhicartFacultad de Ciencias Sociales:Dª. Elena Rodríguez CañeroFacultad de Humanidades:Dª. Ana Manzano BarreroEscuela Politécnica Superior:D. Adrián Gil GamboaCentro Universitario San Isidoro:Dª. Sandra Prado AlcaidePREMIOS A LOS MEJORES EXPEDIENTES UNIVERSITARIOSUniversidad Pablo de Olavide. Curso 2022/23Facultad de Ciencias Empresariales:Dª. Amparo Graciani HerreroFacultad de Ciencias del Deporte:D. Andrés López BaceiredoFacultad de Ciencias Experimentales:Dª. María Luisa Pérez MateosFacultad de Derecho:Dª. Alba Lancharro CastellanosFacultad de Ciencias Sociales:Dª. María del Carmen Rivero AguilarFacultad de Humanidades:Dª. María Jiménez VeraEscuela Politécnica Superior:Dª. Alejandra Acosta AlexCentro Universitario San Isidoro:D. Antonio Chacón Gómez💙 Enhorabuena a todos y a todas. ¡Sois futuro, sois inspiración, sois #ComunidadUPO!#Premios #ExcelenciaUniversitaria #TalentoUPO #estudiantes #LaOlavideEresTú
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21 hours ago
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📣 ¿Estás estudiando en otra universidad y quieres continuar tu grado en la UPO?🔄 Desde hoy y hasta el 14 de mayo está abierto el plazo de solicitud de traslado de expediente para continuar estudios en la Universidad Pablo de Olavide.📚 Si quieres formar parte de la #ComunidadUPO, infórmate aquí 👉🔗 https://www.upo.es/gestion-grado/traslados-reconocimientos/traslados-a-upo/ #TrasladoExpediente #UniversidadPablodeOlavide #estudiantes #GradosUniversitarios
📣 ¿Estás estudiando en otra universidad y quieres continuar tu grado en la UPO? 🔄 Desde hoy y hasta el 14 de mayo está abierto el plazo de solicitud de traslado de expediente para continuar estudios en la Universidad Pablo de Olavide. 📚 Si quieres formar parte de la #ComunidadUPO, infórmate aquí 👉 🔗 https://www.upo.es/gestion-grado/traslados-reconocimientos/traslados-a-upo/ #TrasladoExpediente #UniversidadPablodeOlavide #estudiantes #GradosUniversitarios
1 day ago
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🌍🎓 Así se ha vivido SeviMUN 2025 en la UPO, el primer Modelo de Naciones Unidas internacional celebrado en nuestro campus. 107 estudiantes de universidades de toda Europa se han convertido en diplomáticos por unos días, debatiendo, negociando y defendiendo ideas en tres comités únicos: Consejo Europeo, UEFA y OTAN 🤝📍 Durante tres jornadas inolvidables, hemos sido testigos de cómo el pensamiento crítico, la oratoria y el trabajo en equipo pueden marcar la diferencia.Gracias al @clubdebateupo y a todas las personas que han hecho posible este evento histórico. #SeviMUN2025 #DebateUniversitario #Internacionalización #estudiantes #UniversidadPablodeOlavide
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🎓 Una etapa que termina... ¡y un futuro brillante que comienza!Hemos celebrado con enorme orgullo la graduación de nuestro estudiantado de:☑ Doble Grado en ADE en inglés y Derecho (Promoción 2020/2026)☑ Grado en Análisis Económico (Promoción 2021/2025)☑ Grado en ADE en inglés (Promoción 2021/2025)La UPO ha sido testigo de vuestros logros, vuestra constancia y vuestros sueños durante estos años. Llevad siempre con vosotros el espíritu de esfuerzo, compromiso y pasión que os ha llevado hasta aquí 💙 Celebramos vuestra graduación... ¡y todo lo bueno que está por venir! 🚀¡Enhorabuena! 😊#GraduaciónUPO #Derecho #ADE #AnálisisEconómico #LaOlavideEresTú #graduación #UniversidadPablodeOlavide #estudiantes
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🎓 Una etapa que termina... ¡y un futuro brillante que comienza!Hemos celebrado con enorme orgullo la graduación de nuestro estudiantado de:☑ Doble Grado en ADE en inglés y Derecho (Promoción 2020/2026)☑ Grado en Análisis Económico (Promoción 2021/2025)☑ Grado en ADE en inglés (Promoción 2021/2025)La UPO ha sido testigo de vuestros logros, vuestra constancia y vuestros sueños durante estos años. Llevad siempre con vosotros el espíritu de esfuerzo, compromiso y pasión que os ha llevado hasta aquí 💙 Celebramos vuestra graduación... ¡y todo lo bueno que está por venir! 🚀¡Enhorabuena! 😊#GraduaciónUPO #Derecho #ADE #AnálisisEconómico #LaOlavideEresTú #graduación #UniversidadPablodeOlavide #estudiantes
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3 days ago
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Bajo un sol brillante y en un ambiente familiar, de alegría y compañerismo, cientos de corredores han participado esta mañana en la IX Carrera Popular de la #UPO. Enhorabuena a Said y Lucía por llegar los primeros en una carrera en la que ganamos todos. La recaudación ha sido donada a la Fundación SEHOP para investigar terapias contra el cáncer infantil. #solidaridad #deporte #salud
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5 days ago
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🎓 ¡Ya sois GRADUAD@S! 🥳Ayer despedimos con alegría (y alguna que otra lágrima) a la promoción 2020–2026 del Doble Grado en Administración y Dirección de Empresas y Derecho.Han sido años de esfuerzo, desafíos, aprendizajes… y muchas historias que ya forman parte de la UPO.Desde vuestra universidad, os damos la enhorabuena y os deseamos lo mejor en todo lo que viene.¡Felicidades! 👏👏👏#GraduaciónUPO #Derecho #ADE #LaOlavideEresTú #graduación #UniversidadPablodeOlavide
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1 week ago
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📚 Celebramos el Día Internacional del Libro con las voces que más nos inspiran: las de nuestro estudiantado 💬 💙Compartimos sus libros favoritos, esos que les han marcado, emocionado o hecho pensar. 📖 ¿Y tú? ¿Qué libro no te cansas de recomendar?🤓 Sigamos leyendo, aprendiendo y soñando. ¡Feliz Día del Libro! 📚#DíaDelLibro #libros #estudiantes #LaOlavideEresTú #universidadpablodeolavide #librosrecomendados
📚 Celebramos el Día Internacional del Libro con las voces que más nos inspiran: las de nuestro estudiantado 💬 💙 Compartimos sus libros favoritos, esos que les han marcado, emocionado o hecho pensar. 📖 ¿Y tú? ¿Qué libro no te cansas de recomendar? 🤓 Sigamos leyendo, aprendiendo y soñando. ¡Feliz Día del Libro! 📚 #DíaDelLibro #libros #estudiantes #LaOlavideEresTú #universidadpablodeolavide #librosrecomendados
1 week ago
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🎯 ¡Así ha arrancado la Feria #UPOempleo 2025!Networking, orientación, talleres, charlas inspiradoras y contacto directo con empresas que buscan talento universitario como el tuyo 💼💬📅 ¡ Y mañana más! ⏰ De 10:00 a 17 horasSi estás pensando en tu futuro laboral, este es tu lugar.Conecta, pregunta, muévete, ¡y aprovecha todas las oportunidades que tienes a un paso!#FeriaEmpleo #TalentoUPO #OrientaciónLaboral #Empleo #Emprendimiento #UniversidadPablodeOlavide #LaOlavideEresTú
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1 week ago
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Damos el pistoletazo de salida a nuestra participación en la Feria de la Ciencia 2025 en @fibesevilla📍 Stands 82 y 83 a pleno rendimiento con talleres, experimentos, juegos y charlas para acercar la ciencia a todas las edades 🧬🧠⚽🌱🔎 Visualización del cerebro en tiempo real.🐟 Observación de organismos modelo.📊 Retos sociales y ambientales.🧠 Neurociencia, deporte, química, matemáticas, sostenibilidad, sociología… ¡y mucho más!🔗 Investigadoras e investigadores de nuestras facultades y del @cabdivulgacion colaboran para hacer de este evento una experiencia inclusiva, divertida y llena de conocimiento.💬 Y si estás por FIBES, ¡ven a visitarnos!#FeriaCiencia2025 #DivulgaciónCientífica #UPOInvestiga
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1 week ago
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