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Informe sobre publicación de calificaciones de asignaturas de Grado

Protección de Datos Personales - 07/06/2019

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), al hilo de una consulta recibida por dicha Agencia, ha emitido un informe jurídico en relación con la publicación de las calificaciones de de asignaturas impartidas en los estudios de Grado.

En su informe elaborado a la luz de la nueva normativa de protección de datos, la AEPD concluye que es lícita la publicación de las notas obtenidas en los estudios de Grado, dado que dicha publicación está amparada en la existencia de un interés público (art. 6.1.e RGPD), al que debe sumarse un interés legítimo de los alumnos del grupo en el conocimiento de las calificaciones de sus compañeros (art. 6.1.f RGPD).

No obstante, deberá respetarse en todo caso los principios recogidas en el artículo 5 del RGPD, especialmente los de limitación de la finalidad, minimización de datos, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad, realizando la publicación de modo que suponga la menor injerencia en los derechos y libertades de los interesados, lo que excluye la posibilidad de un conocimiento generalizado de las calificaciones, como podría ocurrir en el caso de que se procediera a su publicación en internet, en el que el riesgo se incrementaría además como consecuencia de la posible indexación por los motores de búsqueda.

Por ello se considera como medio preferente para proceder a dicha publicación, que la misma se realice en una intranet o aula virtual en la que estuviera limitado el acceso a los profesores y compañeros del grupo.

En el caso de que no fuera posible, podrá realizarse en los tablones de anuncios del centro, siempre que no se encuentren en las zonas comunes de los centros, se garantice que el acceso a los mismos queda restringido a dichas personas y se adopten las medidas necesarias para evitar su público conocimiento por quienes carecen de interés en el mismo.

En cuanto a los datos a publicar, atendiendo al principio de minimización, deberán limitarse al nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida. Solo en el caso de que hubiera alumnos con los mismos nombres y apellidos, deberá publicarse para ellos el número del DNI, aplicando lo previsto en el apartado 1 párrafo primero de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD. En el caso de coincidencia del nombre y apellidos, se publicarán cuatro cifras aleatorias de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente, recomendándose por la Agencia que se sigan los criterios contenidos en el documento “Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD”, disponible en www.aepd.es.

Este documento, así como una herramienta para poder realizar el enmascaramiento de los documentos identificativos conforme a lo establecido en el mismo, pueden encontrarlos en el siguiente enlace:

Finalmente, en cuanto al tiempo en el que deberá mantenerse dicha publicación, los datos deberán ser “mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales” (artículo 5.1.e) del RGPD). Por tanto, en el caso de las calificaciones provisionales, mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados.

Para consultar el informe completo pulse aquí:

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