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La Universidad Pablo de Olavide avanza en su transformación digital con la automatización de seis procesos administrativos

Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.Seis de los procesos administrativos más recurrentes en la gestión del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide gracias a la puesta en marcha de un proyecto de Robotic Process Automation (RPA). Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.

La tecnología RPA emula las acciones humanas repetitivas necesarias para completar estos procesos –interactuando con sistemas digitales y software– con una mejora en la eficiencia y la fiabilidad, y libera así al personal técnico y de administración de esta labor reiterativa. De este modo, el PTGAS podrá centrarse en tareas que aporten mayor calidad e innovación a la gestión universitaria. Además de la agilización de trámites académicos y administrativos, que redundan en una mejor atención a la comunidad universitaria, la automatización permite una mayor integración entre las plataformas digitales, una reducción de costes y optimizar los recursos financieros y humanos dedicados a la gestión universitaria.

Ilustración sobre la tecnología RPA

La automatización se ha realizado a través del Proyecto Tractor RPA-Interuniversitario, que contribuye a la modernización del Sistema Educativo y que cuenta con financiación de la Unión Europea (NextGenerationEU) y del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En el desarrollo del proyecto basado en RPA ha participado como proveedor tecnológico AYESA AT, firma adjudicataria del contrato con amplia experiencia y que ha empleado la tecnología Uipath Orchestrator Cloud, solución SaaS de Uipath basada en la nube.

La Universidad Pablo de Olavide impulsa de este modo la eficiencia en la gestión administrativa y de sus recursos, gracias a la transformación digital (Objetivos 3 y 4 de su Plan Estratégico). El proyecto de automatización de procesos ha sido coordinado por la Gerencia y el Vicerrectorado de Transformación Digital de la Universidad, gracias al trabajo desarrollado por el Centro de Informática y Comunicaciones y las áreas administrativas involucradas en su desarrollo.

Una vez iniciada la robotización, será evaluada para determinar si en el futuro es viable ampliar el catálogo de procesos automatizados, en el objetivo de seguir progresando y modernizando los servicios administrativos.  De la agilización en los seis procesos automatizados se beneficiarán tanto estudiantes como profesorado y PTGAS:

  • Profesorado Externo: proceso de volcado de información del PDI externo en Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), recuperando la información de ficheros externos y realizado el cálculo de los créditos a desarrollar mejorando la eficacia del Área de Máster. Igualmente gestiona información relativa a la tramitación de las comisiones de servicio del profesorado externo (billetes, noches de hotel, etc.) que es facilitada posteriormente a las agencias de viajes, permitiendo una ágil tramitación y el ahorro de costes gracias a las reservas tempranas. Este proceso, que produce más de 3.000 interacciones al año, anteriormente se realizaba manualmente durante más de dos meses de preparación. Gracias a la automatización queda resuelto en cuatro días.
  • Acreditación de Idiomas: automatización del registro de acreditación de idiomas del estudiantado, integrando la información del Servicio de Idiomas y del Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado. A la par, envía un comunicado al estudiante para informar del proceso de incorporación a su expediente académico. Este proceso gestiona entre 2.000 y 3.000 solicitudes anualmente, dada la obligatoriedad de acreditar el nivel de competencias lingüísticas que aplica sobre todo el alumnado de Grado.
  • Hojas de Servicios: nuevo proceso automatizado que incluye la expedición y firma electrónica de la Hoja de Servicios de un miembro del PTGAS de la Universidad. Han participado en su diseño las áreas de Recursos Humanos PTGAS, Retribuciones y Seguridad Social;  de Recursos Humanos PDI y Programación Docente; y de Investigación (Gestión de Recursos Humanos I+D+I). De esta medida se beneficiarán todos los trabajadores de la Universidad, ya que se trata de un proceso con alta demanda en diferentes momentos de la carrera profesional, donde es necesario acreditar los servicios y la experiencia realizadas en la Universidad.
  • Diligencias de Actas: interactúa con las aplicaciones de Firma de Actas y Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), en la gestión de firmas de actas de diligencias de modificación. Este proceso beneficia a todo el profesorado, a estudiantes y al Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado en la resolución (tramitación diaria) de entre 1.000 y 1.500 modificaciones de actas que se producen por curso académico.
  • Justificaciones al Auditor: soporte al Área de Investigación (Gestión Económica) en la labor de Justificación de Proyectos de Investigación al Auditor. Revisa información en Universitas XXI Económico (sistema de gestión económico), Universitas XXI Recursos Humanos (sistema de gestión de RRHH) y los directorios de documentación habilitados. Puntea individualmente la información de todos los gastos realizados facilitando la labor de detección de posibles incidencias. Se auditan anualmente una media de cien proyectos de investigación. Una persona tardaría una media de cuatro días en recopilar toda la documentación necesaria de un solo proyecto, tarea que el proceso robotizado realiza en tan solo un día.
  • Comunicación de Ingresos: notifica los ingresos, adelantos y cobros que se producen sobre las diferentes orgánicas-económicas de la UPO. Supone beneficios inmediatos para todo el PDI, el Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería y el Área de Investigación (Gestión Económica) en los miles de notificaciones que se vienen produciendo sobre estos asuntos económicos.

Cursos de Verano 2025

Cursos de Verano 2025: programación

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@pablodeolavide

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hace 14 horas
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👨‍💻 “No solo aprendemos a programar. Aprendemos a resolver problemas reales.”

📣 @99_pjlazar estudia 4º de Ingeniería Informática en Sistemas de Información en la UPO y ya está realizando sus prácticas en la empresa Soltel, donde aplica todo lo aprendido durante estos años.

💬 “La experiencia en la @eps.upo ha sido muy positiva. Contamos con personal docente apasionado por la enseñanza y cercano, que no solo explica contenidos, sino que se preocupa de verdad por que entendamos lo que estamos aprendiendo”.

Pedro ha vivido esta formación también desde dentro, como delegado de clase y de Escuela, participando activamente en la mejora continua de los estudios: “Gracias al contacto directo con el profesorado hemos conseguido avanzar cada año, introduciendo mejoras a partir del feedback del propio alumnado. Es una experiencia que me ha enseñado mucho”.

📚 Una de las claves que más valora es la metodología: “Nos alejamos del examen teórico tradicional y trabajamos cada vez más con evaluaciones prácticas, proyectos en grupo y simulaciones reales del entorno laboral. Esta forma de aprender no solo nos da conocimientos, también nos entrena para la realidad del sector tecnológico”.

⚙️ En Soltel, Pedro ha descubierto que los retos que parecía lejanos en clase ahora forman parte de su día a día: “Muchas de las tareas que realizo están directamente relacionadas con lo que he aprendido. Me he sorprendido aplicando cosas que no pensé que llegaría a usar fuera del aula”.

💡 ¿Y qué destaca de estudiar Ingeniería Informática en la UPO? “La capacidad para analizar, enfrentar y resolver problemas con creatividad. Esa es la competencia más valiosa para un ingeniero o ingeniera, y aquí la desarrollamos desde el primer curso”.

🎓 Eligió la UPO por el campus integrador, donde conviven distintas disciplinas, y se queda con el ambiente cercano y humano de la Escuela.

🚀 Si estás pensando en estudiar una carrera tecnológica con visión práctica, profesorado implicado y oportunidades reales, el Grado en Ingeniería Informática de la EPSUPO te está esperando. 

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hace 1 día
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📣 ¡El plazo de automatrícula para la convocatoria ordinaria de la PAU 2025 en la UPO sigue abierto hasta el próximo lunes 26 de mayo!

📝Más de un tercio del alumnado ya se ha inscrito gracias a la nueva aplicación de automatrícula, más ágil, cómoda y accesible.

🔗 Si aún no lo has hecho, ¡no lo dejes para el último momento! Asegura tu plaza y da el primer paso hacia tu futuro universitario.

Toda la info en 👉 upo.es/asistencia-estudiante/acceso-admision

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hace 2 días
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🎓 Este verano volvemos a abrir las puertas de nuestra sede @olavidecarmona  para celebrar la 23ª edición de los Cursos de Verano.

Del 23 de junio al 30 de julio, la Casa Palacio de Los Briones acogerá 40 cursos y talleres con una programación diversa y actual, organizada en colaboración con el Ayuntamiento de Carmona y más de 80 entidades públicas y privadas.

En esta edición, abordaremos temáticas clave como la inteligencia artificial, la comunicación institucional, la salud mental, la economía social, el marketing gastronómico o la arqueología práctica, entre muchas otras. Contaremos con más de 300 ponentes del ámbito universitario, científico, político, sindical, cultural y de la comunicación.

💡 Apostamos por una formación transformadora, accesible y multidisciplinar, con formatos presenciales, online y simultáneos, y precios reducidos para facilitar la participación de toda nuestra comunidad y del entorno.

📅 El plazo de matrícula está abierto hasta 7 días antes del inicio de cada curso.

🔗 Toda la información en: www.upo.es/formacionpermanente/cursos-de-verano-olavide y en el link de la Bio.

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hace 2 días
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🌳La UPO participa por primera vez en el Programa Campus Rural: Prácticas Universitarias en Entornos Rurales, del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico, en colaboración con el Ministerio de Universidades, y las Universidades Públicas Españolas. 

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🕒 25h semanales
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🔗 Puedes consultar la convocatoria en el Tablón Electrónico Oficial y en el link de la bio.

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hace 2 días
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📢 ¡Novedades en los puntos de recarga de la UPO!

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hace 2 días
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¡Muchísima suerte en los exámenes! 💪📚 

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hace 2 días
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hace 2 días
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💜 En la Universidad Pablo de Olavide nos unimos un año más al Día Mundial de la Enfermedad Inflamatoria Intestinal, iluminando de morado nuestra torre como símbolo de apoyo y visibilidad para quienes conviven con la colitis ulcerosa, la enfermedad de Crohn y otras EII.

🌃 Nuestra torre ha estado iluminada con este color durante tres noches consecutivas para recordar la importancia de la investigación, el diagnóstico temprano y la empatía hacia esta realidad que afecta a millones de personas en todo el mundo.

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