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La Universidad Pablo de Olavide avanza en su transformación digital con la automatización de seis procesos administrativos

Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.Seis de los procesos administrativos más recurrentes en la gestión del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide gracias a la puesta en marcha de un proyecto de Robotic Process Automation (RPA). Los procesos robotizados son: Profesorado Externo; Acreditación de Idiomas; Expedición de Hojas de Servicio; Diligencias de Actas; Justificaciones al Auditor; y Comunicación de Ingresos.

La tecnología RPA emula las acciones humanas repetitivas necesarias para completar estos procesos –interactuando con sistemas digitales y software– con una mejora en la eficiencia y la fiabilidad, y libera así al personal técnico y de administración de esta labor reiterativa. De este modo, el PTGAS podrá centrarse en tareas que aporten mayor calidad e innovación a la gestión universitaria. Además de la agilización de trámites académicos y administrativos, que redundan en una mejor atención a la comunidad universitaria, la automatización permite una mayor integración entre las plataformas digitales, una reducción de costes y optimizar los recursos financieros y humanos dedicados a la gestión universitaria.

Ilustración sobre la tecnología RPA

La automatización se ha realizado a través del Proyecto Tractor RPA-Interuniversitario, que contribuye a la modernización del Sistema Educativo y que cuenta con financiación de la Unión Europea (NextGenerationEU) y del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En el desarrollo del proyecto basado en RPA ha participado como proveedor tecnológico AYESA AT, firma adjudicataria del contrato con amplia experiencia y que ha empleado la tecnología Uipath Orchestrator Cloud, solución SaaS de Uipath basada en la nube.

La Universidad Pablo de Olavide impulsa de este modo la eficiencia en la gestión administrativa y de sus recursos, gracias a la transformación digital (Objetivos 3 y 4 de su Plan Estratégico). El proyecto de automatización de procesos ha sido coordinado por la Gerencia y el Vicerrectorado de Transformación Digital de la Universidad, gracias al trabajo desarrollado por el Centro de Informática y Comunicaciones y las áreas administrativas involucradas en su desarrollo.

Una vez iniciada la robotización, será evaluada para determinar si en el futuro es viable ampliar el catálogo de procesos automatizados, en el objetivo de seguir progresando y modernizando los servicios administrativos.  De la agilización en los seis procesos automatizados se beneficiarán tanto estudiantes como profesorado y PTGAS:

  • Profesorado Externo: proceso de volcado de información del PDI externo en Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), recuperando la información de ficheros externos y realizado el cálculo de los créditos a desarrollar mejorando la eficacia del Área de Máster. Igualmente gestiona información relativa a la tramitación de las comisiones de servicio del profesorado externo (billetes, noches de hotel, etc.) que es facilitada posteriormente a las agencias de viajes, permitiendo una ágil tramitación y el ahorro de costes gracias a las reservas tempranas. Este proceso, que produce más de 3.000 interacciones al año, anteriormente se realizaba manualmente durante más de dos meses de preparación. Gracias a la automatización queda resuelto en cuatro días.
  • Acreditación de Idiomas: automatización del registro de acreditación de idiomas del estudiantado, integrando la información del Servicio de Idiomas y del Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado. A la par, envía un comunicado al estudiante para informar del proceso de incorporación a su expediente académico. Este proceso gestiona entre 2.000 y 3.000 solicitudes anualmente, dada la obligatoriedad de acreditar el nivel de competencias lingüísticas que aplica sobre todo el alumnado de Grado.
  • Hojas de Servicios: nuevo proceso automatizado que incluye la expedición y firma electrónica de la Hoja de Servicios de un miembro del PTGAS de la Universidad. Han participado en su diseño las áreas de Recursos Humanos PTGAS, Retribuciones y Seguridad Social;  de Recursos Humanos PDI y Programación Docente; y de Investigación (Gestión de Recursos Humanos I+D+I). De esta medida se beneficiarán todos los trabajadores de la Universidad, ya que se trata de un proceso con alta demanda en diferentes momentos de la carrera profesional, donde es necesario acreditar los servicios y la experiencia realizadas en la Universidad.
  • Diligencias de Actas: interactúa con las aplicaciones de Firma de Actas y Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), en la gestión de firmas de actas de diligencias de modificación. Este proceso beneficia a todo el profesorado, a estudiantes y al Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado en la resolución (tramitación diaria) de entre 1.000 y 1.500 modificaciones de actas que se producen por curso académico.
  • Justificaciones al Auditor: soporte al Área de Investigación (Gestión Económica) en la labor de Justificación de Proyectos de Investigación al Auditor. Revisa información en Universitas XXI Económico (sistema de gestión económico), Universitas XXI Recursos Humanos (sistema de gestión de RRHH) y los directorios de documentación habilitados. Puntea individualmente la información de todos los gastos realizados facilitando la labor de detección de posibles incidencias. Se auditan anualmente una media de cien proyectos de investigación. Una persona tardaría una media de cuatro días en recopilar toda la documentación necesaria de un solo proyecto, tarea que el proceso robotizado realiza en tan solo un día.
  • Comunicación de Ingresos: notifica los ingresos, adelantos y cobros que se producen sobre las diferentes orgánicas-económicas de la UPO. Supone beneficios inmediatos para todo el PDI, el Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería y el Área de Investigación (Gestión Económica) en los miles de notificaciones que se vienen produciendo sobre estos asuntos económicos.

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hace 20 horas
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hace 2 días
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📅 Hoy comienza el plazo de automatrícula para quienes continuáis estudios de Grado o doble Grado en el curso 2025-2026, hasta el 11 de septiembre.

✅ Consulta en tus Servicios Personales de la web de la UPO el día que tienes asignado para tu automatrícula, dentro del plazo señalado.

Más información: https://www.upo.es/matricula/matriculate/

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🗓 🔈 El próximo martes comienza el plazo de matrícula para estudiantes que continúan sus estudios de Grado o doble Grado (curso 2025-2026):

👉 Del 2 al 11 de septiembre.

Una vez matriculado/a, la modificación de la matrícula se realizará exclusivamente entre las 16:00 y las 20:00 horas de cada día.

Más información: www.upo.es/matricula/

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🗓 🔈 El próximo martes comienza el plazo de matrícula para estudiantes que continúan sus estudios de Grado o doble Grado (curso 2025-2026): 👉 Del 2 al 11 de septiembre. Una vez matriculado/a, la modificación de la matrícula se realizará exclusivamente entre las 16:00 y las 20:00 horas de cada día. Más información: www.upo.es/matricula/ #LaOlavideEresTú #matrícula #Grados #estudiantes #curso202526 #UniversidadPablodeOlavide
hace 1 semana
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📚 Nuevo curso, nuevas metas

Septiembre ya está aquí y con él empieza una nueva etapa en la UPO. 

¿Preparado/a para darlo todo este año? ¿comienzas tu etapa universitaria?

¡Recuerda! Las clases arrancan el lunes 15 de septiembre y las Jornadas de Bienvenida a estudiantes de nuevo ingreso se celebrarán los días 10 y 11 de septiembre. 

En la Bio encontrarás el enlace al calendario académico para estudiantes que cursan estudios de Grado y doble Grado y toda la información sobre las Jornadas de Bienvenida. 

¡Os esperamos! 

#LaOlavideEresTú #calendario #curso20252026 #UniversidadPablodeOlavide #Bienvenida
📚 Nuevo curso, nuevas metas Septiembre ya está aquí y con él empieza una nueva etapa en la UPO. ¿Preparado/a para darlo todo este año? ¿comienzas tu etapa universitaria? ¡Recuerda! Las clases arrancan el lunes 15 de septiembre y las Jornadas de Bienvenida a estudiantes de nuevo ingreso se celebrarán los días 10 y 11 de septiembre. En la Bio encontrarás el enlace al calendario académico para estudiantes que cursan estudios de Grado y doble Grado y toda la información sobre las Jornadas de Bienvenida. ¡Os esperamos! #LaOlavideEresTú #calendario #curso20252026 #UniversidadPablodeOlavide #Bienvenida
hace 1 semana
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Nuestro alumno Álvaro Hidalgo  @alvarohiidalgoo (-63 kg 🥋), de la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, ha demostrado una vez más que el esfuerzo y el talento siempre brillan. Tras una gran victoria frente al cabeza de serie italiano, Álvaro se quedó a las puertas de las medallas, cayendo ante el francés que acabaría proclamándose campeón.

Estuvo por delante durante todo el combate, pero la intensidad del enfrentamiento anterior, en el que incluso tuvo que ser atendido tras dos duros golpes, le pasó factura en los últimos segundos. Aun así, se lleva una meritoria quinta posición y el orgullo de representar a la UPO con garra y dedicación 💪

¡Grande Álvaro! ☺️

#LaOlavideEresTú #EUSACombat2025 #Taekwondo #TalentoUPO #Deporte
Nuestro alumno Álvaro Hidalgo @alvarohiidalgoo (-63 kg 🥋), de la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, ha demostrado una vez más que el esfuerzo y el talento siempre brillan. Tras una gran victoria frente al cabeza de serie italiano, Álvaro se quedó a las puertas de las medallas, cayendo ante el francés que acabaría proclamándose campeón. Estuvo por delante durante todo el combate, pero la intensidad del enfrentamiento anterior, en el que incluso tuvo que ser atendido tras dos duros golpes, le pasó factura en los últimos segundos. Aun así, se lleva una meritoria quinta posición y el orgullo de representar a la UPO con garra y dedicación 💪 ¡Grande Álvaro! ☺️ #LaOlavideEresTú #EUSACombat2025 #Taekwondo #TalentoUPO #Deporte
hace 1 semana
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Como ya sabéis, las vacaciones van llegando a su fin y nuestro campus retomará poco a poco su rutina a partir del próximo lunes.

Del 25 al 29 de agosto todos los edificios reabrirán sus puertas en horario de 7:30 a 15:00 horas, salvo el edificio 20 que abrirá de 7:00 a 15:00 horas y los edificios 44 y 47 que abrirán de 8:00 a 15:00 horas.

La @bibupo.crai estará abierta del 25 al 29 de agosto de 9:00 a 14:00 horas. Durante la primera quincena de septiembre ampliará su horario de apertura de 9:00 a 19:00 horas.

¡Nos vemos por la Olavide, listos para un nuevo año de retos y aprendizajes! 📚

#UniversidadPablodeOlavide #agosto #campusUPO
Como ya sabéis, las vacaciones van llegando a su fin y nuestro campus retomará poco a poco su rutina a partir del próximo lunes. Del 25 al 29 de agosto todos los edificios reabrirán sus puertas en horario de 7:30 a 15:00 horas, salvo el edificio 20 que abrirá de 7:00 a 15:00 horas y los edificios 44 y 47 que abrirán de 8:00 a 15:00 horas. La @bibupo.crai estará abierta del 25 al 29 de agosto de 9:00 a 14:00 horas. Durante la primera quincena de septiembre ampliará su horario de apertura de 9:00 a 19:00 horas. ¡Nos vemos por la Olavide, listos para un nuevo año de retos y aprendizajes! 📚 #UniversidadPablodeOlavide #agosto #campusUPO
hace 2 semanas
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🥋🇪🇺 ¡Volvemos a Europa!

Dos de nuestros estudiantes, miembros del club @taekwondoaljamar , representarán a la Universidad Pablo de Olavide en el European Universities Combat Sports Championships 2025, que se celebra en Varsovia (Polonia) del 22 al 25 de agosto.

🔹 @pablotkd_05 (Grado en Nutrición Humana y Dietética) competirá en la categoría -54 kg de taekwondo.

🔹 @alvarohiidalgoo (Grado en Ciencias de la Actividad Física y del Deporte) competirá en la categoría -63 kg de taekwondo.

Desde la UPO les deseamos todo el éxito en este reto internacional. ¡Estamos con vosotros, Pablo y Álvaro! 🙌💪

#LaOlavideEresTú  #EUSACombat2025 #Taekwondo #TalentoUPO #Deporte
🥋🇪🇺 ¡Volvemos a Europa!

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