Al comienzo de cada curso, no es extraño cruzarse en el campus de la Universidad Pablo de Olavide con nuevos estudiantes, en ocasiones acompañados de sus padres, que preguntan dónde pueden encontrar tal o cuál facultad. Toca explicar entonces que en el campus UPO no encontrarán la facultad en ningún edificio y que, dependiendo de lo que necesiten resolver, tendrán que acudir a uno u otro servicio universitario.
Y uno de los principales servicios que hace posible su presencia en el campus es el que presta la Unidad de Apoyo a Centros, un equipo de quince personas que lleva el peso de una de las principales funciones de la Universidad, la organización de la docencia en los 23 grados y 17 dobles grados que se imparten en la UPO. “Toda la Universidad trabaja para los centros” señala Catalina María Domínguez Lozano, conocida como Marilyn, jefa de la Unidad de Apoyo a Centros. Quizá no toda, pero buena parte sí, ya que las facultades son la base de uno de los pilares de la Universidad, la docencia, y al no contar con personal asignado, por la gestión de la Unidad de Centros pasan todos los estudiantes y todo el profesorado.
“En otras universidades van a su facultad, aquí los estudiantes vienen a la UPO” comenta Braulio Flores Morón, poniendo de relieve el campus único, hecho que hace posible una organización administrativa como la que realiza la Unidad de Apoyo a Centros. Además del equipo de quince personas que trabaja directamente para hacer posible la gestión y la planificación académica de los decanatos, forman parte de la Unidad otras quince como personal técnico de los laboratorios docentes.
Un equipo que lleva a cabo siete procedimientos que comprenden 89 tareas, entre las que se incluyen las que permiten la planificación académica de grados; un trabajo que para el actual curso académico ha supuesto elaborar 400 horarios y cuadrar 156 exámenes. “Nuestra prioridad es el estudiante” afirma Carmen Prieto, apoyo de la Facultad de Humanidades, que comenta como muchos alumnos y alumnas acuden a la Unidad de Centros cuando no tienen claro dónde solventar algún trámite. “Todo el mundo se va con una solución”, añade Braulio. El trato cercano con estudiantes y profesores, decanos y vicedecanos, e incluso vicerrectorados, es uno de los valores y señas de identidad de la Unidad, y esto lo perciben los estudiantes. “Cuando terminan sus estudios sienten la UPO como algo suyo” añade Sara Marín, responsable de la organización de eventos de los centros, entre los que se incluyen las ceremonias de egresados que se celebran anualmente.
La ansiada digitalización
Una gestión centralizada para los centros tiene sus ventajas en la optimización de recursos, sobre todo si se trata de una universidad con un campus único. En esto coincide todo el equipo, que ve actualmente imposible una organización distinta que otorgase más competencias a las facultades ya que esto afectaría al resto de la gestión universitaria e implicaría disponer de más personal. Algo inviable ahora mismo, apunta Marilyn. Disponer de un software que automatice la gestión de los horarios es una mejora que llevan esperando en la Unidad desde hace varios años y en lo que ya se trabaja desde el Vicerrectorado de Transformación Digital.
Los dos años de pandemia han acelerado el cambio hacia la atención telemática. “La situación generada por el Covid-19 se ha resuelto muy bien” asegura Gracia Postigo, apoyo al decanato de la Facultad de Derecho. Ya no se forman colas de estudiantes en el edificio 2, Antonio de Ulloa, en cuya planta baja se ubica la Unidad y junto a cuyas oficinas se sitúan los despachos de los decanos y decanas a quienes da soporte. Una asistencia necesaria para las actividades que llevan a cabo los equipos directivos de los siete centros de la UPO.
“No somos un servicio finalista, somos tramitadores, pero nuestra actividad es decisiva, somos además enlace con todas las áreas”, señala Braulio. Una cuestión que pone de relieve todo el equipo: tienen que coordinarse con prácticamente todas las áreas administrativas de la Universidad. Y a pesar de que el trabajo que realizan es vital para la coordinación de la docencia, implicando por tanto a la totalidad del alumnado y del profesorado, solo han recibido en 2021 siete notificaciones a través del buzón de incidencias, de las cuales solo dos fueron reclamaciones.
El cierre del ejercicio presupuestario es otro de los periodos en los que la Unidad soporta más trabajo; no en vano gestionan siete presupuestos correspondientes a los gastos de cada uno de los centros y un total de 20 orgánicas distintas. Todos coinciden en que el valor humano y la buena relación del equipo permiten llevar una carga que en caso contrario sería imposible de gestionar. “Hay una conciencia de grupo muy bonita, tenemos el objetivo común de solucionar problemas” señala Carmen Prieto. Braulio, que lleva en el campus los 25 años que pronto cumplirá la UPO, recuerda con emoción lo bien que le trataron cuando se incorporó a la Unidad en un momento difícil para él. “Somos una familia, tenemos una relación estupenda”, comenta Isabel Jiménez, apoyo de la Facultad de Experimentales.
“Nuestra responsabilidad es que estén satisfechos estudiantes y profesores” concluye Inmaculada Rodríguez. Unas palabras genéricas que se convierten en el día a día en situaciones concretas que afectan a personas reales. “Tenemos en la oficina una maceta Marilyn y yo –comenta Braulio–, regalo de la madre de un chico con problemas, a quien ayudamos en las gestiones para que pudiese estudiar en la UPO. La planta lleva creciendo seis años y cada vez que la miro me hace pensar en la parte bonita del trabajo, esa que hacemos para ayudar a los usuarios”. Correos, llamadas, tikas, trámites, facturas… pero, finalmente, personas.
