The Conversation

Cómo lograr textos administrativos y jurídicos que se entiendan fácilmente

Hombre leyendo un texto con expresión de extrañezaOlga Koreneva Antonova, Universidad Pablo de Olavide

¿A quién no le ha ocurrido alguna vez, al rellenar un formulario oficial, no ser capaz de elegir una de las opciones por no entender cuál es la que se adecúa a su situación? ¿O tener que leer varias veces un párrafo de un comunicado administrativo hasta dejarlo por imposible?

Incluso los expertos y lingüistas están de acuerdo en que el lenguaje administrativo y jurídico destaca por su poca transparencia. A menudo es un lenguaje muy arcaico, altisonante, con formulaciones largas, falta de transiciones lógicas, uso de extranjerismos, acompañado por múltiples repeticiones, abreviaturas incomprensibles, ausencia o exceso de puntuación. Un ejemplo:

“Firme que sea inmediatamente esta Sentencia, librándose testimonio de la misma con expresión de su firmeza al RC correspondiente, a fin de proceder a la práctica de la anotación marginal de la misma en el asiento de inscripción matrimonial” (sentencia de divorcio).

Saber leer o conocer el idioma del texto no es suficiente para su comprensión. Algunos autores coinciden con que existe una complicación intencionada en los textos jurídicos, que crea ambigüedad de significado y confusión.

Según la Convención de Derechos Humanos de la Unesco, toda persona tiene derecho a la información. Los textos administrativos afectan a aspectos importantes de la vida de los ciudadanos. Si además tenemos en cuenta que muchos pueden tener diferente formación académica, capacidad cognitiva o incluso conocimiento del idioma, es evidente que estos textos deberían ser especialmente fáciles de entender.

Pautas europeas de lectura fácil

Una de las vías para simplificar los textos administrativos y jurídicos sería aplicar las pautas europeas de la lectura fácil. La “lectura fácil” es una variante del lenguaje con una composición léxica y gramatical reducida a la que habría que “traducir” todos los contenidos escritos con información relevante para los ciudadanos.

Nuestro grupo de investigación es uno de los muchos que se dedican a la comunicación sin barreras. Otras organizaciones e instituciones se dedican a la simplificación de los textos.

El psicólogo cognitivo George A. Miller ya estableció en 1956 que el límite de procesamiento de la información en nuestra memoria a corto plazo es de entre 7 y 9 palabras. Un texto más largo sobrecarga la memoria.

La lectura fácil apuesta por palabras clave centrales utilizadas en un estilo neutro, preciso, cercano a lo cotidiano, evitando las nociones abstractas, los múltiples sentidos (polisemia), las expresiones metafóricas y la voz pasiva.

Cuando es imposible abandonar las expresiones especializadas, se ofrecen sus explicaciones. El lenguaje fácil rechaza el uso de abreviaturas (Avda.), acrónimos (ONG) o frases subordinadas largas. No es recomendable utilizar palabras largas terminadas en -mente (por ejemplo: normalmente), sino recurrir a las expresiones: “de forma normal”. No conviene usar el condicional o gerundio: mejor “debe” que “debería”.

Con estas pautas, el párrafo legal anterior se transformaría en lo siguiente:

“Se ordena que esta sentencia se haga firme de forma inmediata y quede registrada en el Registro Civil correspondiente. Se realizará su anotación al margen en el asiento de inscripción matrimonial”.

Mucho más comprensible, ¿verdad?

Recursos visuales y comunicación amigable

Hay otros recursos útiles para una mejor comprensión de cualquier texto: imágenes, negrita, color o letra ampliada para resaltar los conceptos centrales, explicaciones y una redacción más clara de los párrafos, pictogramas y otros formatos textuales.

Todo esto consigue la simplificación del lenguaje de forma verbal y visual.

Además de simplificar léxico y sintaxis, se puede conseguir una comunicación más “amigable”, con el uso de recursos y estrategias retóricas que construyen una relación de confianza con el lector. Por ejemplo, usar pronombres inclusivos, como “nosotros”.

Así, es típico formular preguntas en los textos divulgativos para establecer una interacción entre el autor y el lector, ayuda a involucrarnos en el contenido y hace más eficaz la comunicación. Crean positividad, implicación y acercan al usuario al autor.

Claro que no sirve para todas las comunicaciones. ¿Se imaginan una multa de tráfico en un estilo amigable? Podría ser algo así:

“¡Hola conductor intrépido! Esperamos que esta nota te encuentre bien, a pesar de que tu automóvil conducía un poco más rápido de lo permitido. ¡Nos emociona tu entusiasmo por llegar adonde vas! Sin embargo, queremos recordarte que la seguridad vial es como una banda sonora: mejor cuando se mantiene en un ritmo constante. En esta ocasión, te acompañamos con la pequeña melodía de una multa de tráfico. No te preocupes, todos cometemos errores. Solo queremos asegurarnos de que sigamos conviviendo en armonía en las carreteras. ¡Conduce con precaución y mantén ese espíritu aventurero bajo control!”

Exactitud legal simplificada

¿Y qué pasa si recibimos una carta de Hacienda o una denuncia por abogado? El problema a la hora de simplificar los textos jurídico-administrativos es que debemos combinar la necesidad de mantener su exactitud con la de simplificar y hacer más clara la información que transmite dicha comunicación.

“Le enviamos esta notificación NCC8899020876678899 para practicar el acto administrativo que, por causas no imputables a la Administración, no ha podido realizarse mediante la anterior notificación con NCC988766578909876 imposibilitando entregar la misma al destinatario en el domicilio de esa notificación”. (Comunicación del Ministerio de Hacienda)

Lo que el párrafo anterior quiere decir, una vez traducido, es que nos están avisando por segunda vez de algo que en su momento no se recibió por no estar el destinatario en el domicilio.

Es bien sabido que ignorantia legis non excusat (la ignorancia de la ley no exime de responsabilidad), pero, incluso para los hablantes nativos, la notificación jurídico-administrativa supone una barrera lingüística, por no hablar de las personas sin estudios superiores y otros usuarios de a pie.

Esto plantea la cuestión: ¿quién es en realidad el destinatario de dicha información? Parece obvio que está destinada únicamente a personas expertas, es decir, abogados, notarios o gestores.

Una necesidad urgente

Hace un tiempo que se habla de modernizar la comunicación en general y de democratizar las instituciones públicas y la legislación. Muchos autores y colectivos insisten en que todos los ciudadanos tienen derecho a una formulación comprensible y accesible de los textos jurídico-administrativos, en particular en las resoluciones judiciales, la descripción de las vías de recurso y las leyes.

Existe una necesidad urgente de aplicar el lenguaje fácil, sobre todo en la comunicación jurídica con el ciudadano medio y cualquier usuario. No cabe duda alguna de que la claridad de los textos contribuye a su comprensión.

Gracias a internet, los usuarios pueden obtener información adicional y explicaciones sobre diversas cuestiones que les conciernen. Pero, por desgracia, la calidad de la información deja mucho que desear y sus fuentes no siempre son exactas y fiables.

Teniendo en cuenta las recomendaciones arriba indicadas, es posible optimizar el flujo de información y garantizar su máxima comprensión y asimilación de las nociones especializadas. Ello, a su vez, mejoraría la credibilidad y eficacia del sector público y la administración.

Mientras lo logramos, podemos consolarnos con la idea de que, al menos en español, no es posible crear palabras compuestas tan largas como en alemán. En este idioma existen términos que pueden llegar a tener 79 letras y consistir en hasta 11 palabras juntas, como:

Donaudampfschifffahrtselektrizitätenhauptbetriebswerkbauunterbeamtengesellschaft (que significa “sociedad de funcionarios de la construcción de la fábrica principal de electricidad para la navegación de barcos de vapor en el Danubio”).The Conversation

Olga Koreneva Antonova, Ayudante doctora, Facultad de Traducción/Interpretación, Área de Filología alemana, Universidad Pablo de Olavide

Este artículo fue publicado originalmente en The Conversation. Lea el original.
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🗓 🔈 El próximo martes comienza el plazo de matrícula para estudiantes que continúan sus estudios de Grado o doble Grado (curso 2025-2026):

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Más información: www.upo.es/matricula/

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📚 Nuevo curso, nuevas metas

Septiembre ya está aquí y con él empieza una nueva etapa en la UPO. 

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¡Recuerda! Las clases arrancan el lunes 15 de septiembre y las Jornadas de Bienvenida a estudiantes de nuevo ingreso se celebrarán los días 10 y 11 de septiembre. 

En la Bio encontrarás el enlace al calendario académico para estudiantes que cursan estudios de Grado y doble Grado y toda la información sobre las Jornadas de Bienvenida. 

¡Os esperamos! 

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Nuestro alumno Álvaro Hidalgo  @alvarohiidalgoo (-63 kg 🥋), de la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, ha demostrado una vez más que el esfuerzo y el talento siempre brillan. Tras una gran victoria frente al cabeza de serie italiano, Álvaro se quedó a las puertas de las medallas, cayendo ante el francés que acabaría proclamándose campeón.

Estuvo por delante durante todo el combate, pero la intensidad del enfrentamiento anterior, en el que incluso tuvo que ser atendido tras dos duros golpes, le pasó factura en los últimos segundos. Aun así, se lleva una meritoria quinta posición y el orgullo de representar a la UPO con garra y dedicación 💪

¡Grande Álvaro! ☺️

#LaOlavideEresTú #EUSACombat2025 #Taekwondo #TalentoUPO #Deporte
Nuestro alumno Álvaro Hidalgo @alvarohiidalgoo (-63 kg 🥋), de la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, ha demostrado una vez más que el esfuerzo y el talento siempre brillan. Tras una gran victoria frente al cabeza de serie italiano, Álvaro se quedó a las puertas de las medallas, cayendo ante el francés que acabaría proclamándose campeón. Estuvo por delante durante todo el combate, pero la intensidad del enfrentamiento anterior, en el que incluso tuvo que ser atendido tras dos duros golpes, le pasó factura en los últimos segundos. Aun así, se lleva una meritoria quinta posición y el orgullo de representar a la UPO con garra y dedicación 💪 ¡Grande Álvaro! ☺️ #LaOlavideEresTú #EUSACombat2025 #Taekwondo #TalentoUPO #Deporte
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Como ya sabéis, las vacaciones van llegando a su fin y nuestro campus retomará poco a poco su rutina a partir del próximo lunes.

Del 25 al 29 de agosto todos los edificios reabrirán sus puertas en horario de 7:30 a 15:00 horas, salvo el edificio 20 que abrirá de 7:00 a 15:00 horas y los edificios 44 y 47 que abrirán de 8:00 a 15:00 horas.

La @bibupo.crai estará abierta del 25 al 29 de agosto de 9:00 a 14:00 horas. Durante la primera quincena de septiembre ampliará su horario de apertura de 9:00 a 19:00 horas.

¡Nos vemos por la Olavide, listos para un nuevo año de retos y aprendizajes! 📚

#UniversidadPablodeOlavide #agosto #campusUPO
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🥋🇪🇺 ¡Volvemos a Europa!

Dos de nuestros estudiantes, miembros del club @taekwondoaljamar , representarán a la Universidad Pablo de Olavide en el European Universities Combat Sports Championships 2025, que se celebra en Varsovia (Polonia) del 22 al 25 de agosto.

🔹 @pablotkd_05 (Grado en Nutrición Humana y Dietética) competirá en la categoría -54 kg de taekwondo.

🔹 @alvarohiidalgoo (Grado en Ciencias de la Actividad Física y del Deporte) competirá en la categoría -63 kg de taekwondo.

Desde la UPO les deseamos todo el éxito en este reto internacional. ¡Estamos con vosotros, Pablo y Álvaro! 🙌💪

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🎓 ¡Becas y ayudas de la UPO con plazo de solicitud abierto!

En la Olavide sabemos lo importante que es contar con apoyos para sacar el máximo partido a tu etapa universitaria. Por eso ponemos a tu disposición diferentes becas y ayudas que te permitirán complementar tu formación, mejorar tu empleabilidad y facilitar tu día a día en el campus:

🔹 Becas de Formación remuneradas

Si quieres vivir una experiencia formativa dentro de la propia universidad, puedes optar a una de las becas de formación vinculadas a programas del Vicerrectorado de Estudiantes. Este curso podrás formarte colaborando en:

👉 Área de Estudiantes (UPO-DINAMO)

👉 Consejo de Estudiantes

👉 Unidad Técnica de Comunicación

👉 Facultad de Humanidades de la Universidad Pablo de Olavide (Programa Atenea, solo para estudiantes de esta Facultad)

👉 Escuela Politécnica Superior Universidad Pablo de Olavide (Laboratorio EPS, solo para estudiantes de esta Escuela)

📅 Solicitudes hasta el 1 de septiembre de 2025.

🔹 Beca de Comedor UPO – Banco Santander, pensada para facilitar el acceso al servicio de comedor universitario.

📅 Plazo abierto hasta el 15 de septiembre de 2025.

🔹 Ayudas para estudiar en el Servicio de Idiomas, UPO

Si te animas a dar un paso más en tu formación lingüística, esta ayuda es para ti.

📅 Solicitudes hasta el 30 de septiembre de 2025.

🔹 Becas Santander Ayuda Económica 2025-.

Un apoyo directo para estudiantes de Grado y Máster que necesiten ayuda económica.

📅 Solicitudes hasta el 15 de octubre de 2025.

🔹 Ayudas para acreditación de competencias lingüísticas.

Si necesitas certificar tu nivel de lengua extranjera, esta convocatoria te ayuda a financiarlo.

📅 Solicitudes hasta el 15 de octubre de 2025.

Todas las convocatorias incluyen requisitos y formularios específicos. Tienes enlace a toda la información en el link de la Bio y en cada convocatoria publicada en el Tablón Electrónico Oficial. 

💡 ¡Recuerda! Estas becas y ayudas son una oportunidad para impulsar tu formación, abrir nuevas puertas y hacer tu experiencia universitaria más completa.

#LaOlavideEresTú #BecasUPO #estudiantes #UniversidadPablodeOlavide #Becas #UniversidadPública
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