Un sistema de información antes de concebir su estructura y funcionamiento necesita estudiar en profundidad una serie de características como son las necesidades de los usuarios potenciales, el establecimiento de las peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la información, así como la forma en que se debe recibir la información.

Por tanto, hay que determinar las prioridades, concebir la forma de organización y representación de la información, diseñar servicios a medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de los usuarios, con el fin de lograr una buena comunicación entre el suministrador de información y destinatarios (lenguaje sencillo, sin ambigüedades, lógica disposición de la información,etc.).

Con este servicio se aporta alguna solución a la "explosión" de información. Es decir, a la dificultad que se le presenta a un ciudadano común que frecuentemente se siente rodeado de información y no dispone de herramientas que le permitan identificar y acceder a la información que necesita.

• El servicio puede ser aprovechado por todas aquellas entidades que manejan grandes volúmenes de datos, oferten servicios y recursos disponibles en un sitio web, y que deban mejorar la accesibilidad y la disponibilidad de los mismos a la población.
• Asimismo por aquellas entidades que necesiten mejorar los flujos comunicativos internos y puede que también, su estructura.

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